O trato das contas do condomínio é de responsabilidade do síndico, conselho e da administradora, quando houver. Mas todos os condôminos devem procurar acompanhar receitas, despesas, fundo de reserva e outros aspectos ligados à saúde financeira do condomínio em que residem ou trabalham. Como os fatores em jogo ficam cada vez mais complexos, a ajuda de softwares e serviços especializados de cálculo são ferramentas que podem agilizar o trabalho dos síndicos, economizando tempo, garantindo precisão nos números e total transparência.
A verificação de contas do condomínio ocorre a cada mês, via demonstrativo (boleto) e pasta de prestação de contas (balancete), porém a prestação de contas é feita obrigatoriamente na assembleia geral anual. É direito do condômino solicitar a prestação de contas ao síndico, cabendo até mesmo recurso judicial caso o pedido seja negado.
Têm relevância a arrecadação prevista e a realizada. Entra aí uma questão crucial: inadimplência. Segundo o professor Maurício Jovino, diretor do Centro de Capacitação de Síndicos, a média de inadimplência em São Paulo tem girado em torno de 5%. Mas há casos em que chega a atingir 30%, deixando o síndico e o condomínio em apuros. “Sem dinheiro para pagar as contas ordinárias, como salários, encargos trabalhistas, seguro, luz e outras, o recurso têm de vir por meio de rateio extra, empréstimos, endividando o condomínio e desvalorizando os imóveis”, observa.
Além de despesas inesperadas, como troca de elevador, vazamentos de coluna, o fundo de reserva acumulado ao longo do tempo também pode servir para tapar buracos deixados pela inadimplência. Mas isso tem limites. Nos casos em que há muitos devedores contumazes, Jovino preconiza os plantões de acordo, uma espécie de limpa-nome condominial.
“Já usamos esse método e constatamos que ele é muito eficaz. Escolhemos o sábado para atender os condôminos individualmente, evitando constrangimentos”, explica o professor de síndicos. Para Jovino, é importante apresentar planilhas completas, detalhadas e atualizadas. “Isso só pode ser obtido mediante recursos tecnológicos de cálculo criados para este fim. Aí é negociar, sem oferecer descontos, perdões, pois estes recursos não são do síndico, mas coletivos, de todos os condôminos. É possível apenas parcelar os débitos”, ressalta.
Colaboradores
Um dos itens que mais pesam nos orçamentos condominiais é a folha de pagamentos. Horas extras, adicional noturno e outras exigências da CLT devem ser calculados com rigor. Mesmo quando os funcionários são terceirizados, é bom não se esquecer da corresponsabilidade do condomínio em relação a eles. Muito em voga hoje são as portarias eletrônicas e remotas, que apresentam vantagens na redução dos custos de mão de obra para o condomínio. Mas aí é preciso calcular o custo da rescisão e provisionar recursos.
Ainda que tenha o apoio da administradora, o condomínio deve prestar atenção a todas essas tarefas. Se o síndico for avesso a números, que ao menos tenha no conselho condôminos com vivência em administração ou contabilidade. É bom registrar que a lei não exige assinatura de contador nos balancetes condominiais.
Para Jovino, que já formou mais de três mil síndicos, o importante mesmo é encarar a atividade do síndico sem amadorismo, mesmo que ele seja morador. “A capacitação dos síndicos é hoje imperativa a eles também, além, é claro, do treinamento formal a síndicos profissionais, atividade crescente no Brasil. Mas, em qualquer dos casos, nunca deixar de lado os modernos recursos de cálculo feitos por softwares ou especialistas.”
